1. تلتزم الجهة المشاركة في الحدث سواء كانت (راعية أو عارضة) بتزويد الجهة المنظمة بكافة المعلومات الخاصة بها والتي سيتم الإعلان عنها أو إضافتها في مساحة المعرض (الفعلية أو الافتراضية) المخصصة لها في الحدث، أو ضمن المساحة المخصصة لها في الموقع الإلكتروني للحدث، قبل تاريخ المعرض وذلك مباشرة بعد توقيع هذا العقد، وفي حال عدم الالتزام بذلك؛ يحق للجهة المنظمة الاكتفاء بإدراج اسم الجهة المشاركة وموقعها الإلكتروني وشعارها في المساحات الفارغة.
2. بما لا يتعارض مع البند الثالث أدناه من هذا العقد أو مع أي من البنود الأخرى؛ تُستحق الدفعة أو الدفعات في الموعد المحدد في واجهة هذا العقد، وفي حال تأخر الجهة المشاركة سواء كانت (راعية أو عارضة) عن سداد أي دفعة مستحقة في موعدها؛ يحق للجهة المنظمة فتح رقم المساحة المحددة من الجهة المشاركة في هذا العقد وإعادة تأجيرها لجهة أخرى، دون تحمل الجهة المنظمة أي مسؤولية ناتجة عن ذلك، ويمكن للجهة المشاركة (العارضة أو الراعية) إعادة اختيار مساحة أخرى لاحقًا من نفس الفئة أو أعلى إن وجدت في حينها، مع احتفاظ الجهة المنظمة بالحقوق الناشئة وفقاً لبنود الانسحاب أو الإلغاء الواردة في هذا العقد.
3. في حال الانسحاب أو الإلغاء من قبل الجهة المشاركة (راعية أو عارضة) قبل تسعين (90) يوماً أو أكثر من تاريخ افتتاح الحدث؛ فإنه يترتب على ذلك خصم بنسبة (50%) من إجمالي القيمة المتفق عليه على الوجه الأخر لهذا العقد، وفي حال الانسحاب أو الإلغاء خلال مدة تقل عن تسعين (90) يوماً من تاريخ افتتاح الحدث؛ فإن الجهة المشاركة سواء كانت (عارضة أو راعية) تفقد القيمة الإجمالية المتفق عليها بنسبة (100%)، وتكون ملزمة بدفعها في حال لم يتم الدفع حتى تاريخ الانسحاب أو الإلغاء؛ حيث إن التوقيع على هذا العقد والموافقة عليه يُعدّ التزاماً قطعيًا بالمشاركة غير قابل للاعتراض.
4. لا يحق للجهة المشاركة سواء كانت (راعية أو عارضة) المطالبة بأي خدمات أو تسهيلات أو مزايا قبل سداد قيمة المشاركة كاملة أو وفقاً لآلية الدفعات المنصوص عليها في هذا العقد، على أن تُراعي الجهة المشاركة في ذلك ربط تقديم المزايا بسداد الدفعة أو الدفعات في الموعد المحدد لها في وجه هذا العقد.
5. تحتفظ الجهة المنظمة بالحق المطلق في رفض أي طلب مشاركة دون الحاجة لإبداء الأسباب، وفي حال الرفض بعد استلام مبالغ مالية؛ يتم ردّ تلك المبالغ للجهة المشاركة شريطة أن تكون دُفعت تلك المبالغ بالفعل إلى الجهة المنظمة، ما لم تكن هنالك مستحقات قائمة للجهة المنظمة بموجب بنود أخرى من هذا العقد، على أن يتم تبليغ الجهة المشاركة كتابيًا بذلك.
6. بما لا يتعارض مع شروط هذا العقد وملحقاته والدليل الإرشادي للحدث تلتزم الجهة المشاركة سواء كانت (راعية أو عارضة) بكافة ما ورد بها وبأن تكون جميع المواد الإعلانية والعروض والترتيبات الخاصة بجناحها في الحدث ضمن المساحة المخصصة لها فقط والمحددة في وجه هذا العقد ومتوافقة مع موضوع الحدث الذي تحدده الجهة المنظمة، وبما يتوافق مع الذوق العام والمستوى الرفيع، وألا يتعارض مع أي نظام محلي أو أخلاقي أو عرفي أو نظام ساري في المملكة العربية السعودية، وفي حال ارتأت الجهة المنظمة مخالفة الجهة المشاركة لذلك، فلها حق تقدير المخالفة وإلزام الجهة المشاركة سواء كانت (راعية أو عارضة) بمعالجتها فوراً، ويتعين على الجهة المشاركة الامتثال لما تقرره الجهة المنظمة في هذا الشأن، وفي حال عدم الالتزام من الجهة المشاركة؛ سيكون للجهة المنظمة حق الاحتفاظ بكافة المبالغ التي دفعتها الجهة المشاركة (الراعية أو العارضة)، والمطالبة بما قد ينشأ عن ذلك من التزامات إضافية، ويحق للجهة المنظمة إخلاء المساحة المستأجرة للجهة المشاركة والمخالفة، وتأجيرها لجهة أخرى، بالإضافة إلى احتجاز البضائع أو المواد المعروضة حال عدم سداد كامg المبالغ المترتبة، مع تحمل الجهة المشاركة نفقة التخزين، ويجوز للجهة المنظمة بيع البضائع والمواد المعروضة بعد إشعار الجهة المشاركة وعدم صدور تجاوب منها، وكل ذلك دون أن يكون للجهة المشاركة (راعية أو عارضة) حق الاعتراض أو إقامة أي دعوى أو شكوى ضد الجهة المنظمة أمام أي جهة كانت.
7. يعدّ الملف التسويقي لهذا الحدث جزءاً لا يتجزأ من هذا العقد والشروط الخاصة به مكملة ومتمة للحقوق الممنوحة للجهة المشاركة سواء كانت (راعية أو عارضة) مالم يُنص على غير ذلك صراحة في وجه هذا العقد وبموافقة من الطرفين.
8. المستندات الإدارية والفنية التفصيلية والأدلة الإرشادية الخاصة بهذا الحدث التي تصدرها الجهة المنظمة للجهات المشاركة سواء كانت (راعية أو عارضة) تعتبر جميعها إضافة إلى هذه الشروط ولا يجب اعتبارها بديلة عنها.
9. لا يجوز لجهتين أو أكثر سواء جهات (راعية أو عارضة) أن يتقاسموا مساحة عرض واحدة، ويجب أن تتضمن الطلبات الخاصة بالمساحة المعروضة بيانًا مفصلاً بالمواد أو المنتجات المراد عرضها، وأسماء أي جهات يمثّلها الجهة المشاركة سواء كانت (راعية أو عارضة) أو يشير إلى خدماتها ضمن المنصة (الفعلية أو الافتراضية).
10. لا يحق للجهة المشاركة (راعية أو عارضة) التقدم بأي دعوى ضرر أو طلب استرجاع لبعض أو كل من المبالغ المسددة أو المطالبة بأي تعويض في أي حال من الأحوال ضد الجهة المنظمة أو المنفذة بما يتعلق بفقدان أو تلف ناجم عن منع إقامة الحدث أو تأجيله أو تغيرت القاعة بأخرى بسبب يرجع للجهة المنظمة، أو بسبب وقوع أي من الحوادث المشار إليها مثل: السرقة، الحريق، الإعصار، العواصف، تقلبات الجو، أو الظروف القاهرة، أو وباء أو أوامر السلطات المتعلقة بأمور أمنية أو تنظيمية أو احترازية أو أن تكون القاعة الفعلية غير متاحة كليًا أو جزئيًا لإقامة الحدث بسبب يكون خارج عن سيطرة الجهة المنظمة، وسيكون للجهة المنظمة الحق في الاحتفاظ بجميع المبالغ المسددة من الجهة المشاركة (راعية أو عارضة) أو جزء منها حسب ما تراه مناسبًا في تلك اللحظة، خصوصاً إذا كانت الجهة المشاركة (راعية أو عارضة) استفادت فعليًا من بعض الخدمات أو المزايا، أو كان من رأي الجهة المنظمة ضرورة إعادة تنظيم الحدث أو تأجيله لحين زوال السبب أو استبدال القاعة بأخرى أو المبنى بأخر أو إقامته افتراضيًا أو بأي صورة أخرى مناسبة يمكن من خلالها تنفيذ الحدث، فإن كافة هذه الشروط وجميع أحكام هذا العقد تكون سارية وملزمة للطرفين.
11. تسري على هذا العقد أحكام وأنظمة ولوائح المملكة العربية السعودية، وتُحلّ أي خلافات تنشأ عن تطبيقه أو تفسيره بالطرق الودية خلال ثلاثين (30) يوماً من تاريخ إخطار أي من الطرفين للطرف الآخر خطيًا بوجود نزاع، وفي حال تعذر الوصول إلى تسوية ودية، تتم إحالة النزاع إلى المحاكم المختصة للفصل به وفق الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية، ويكون الاختصاص المكاني في مدينة الرياض.
12. تُعفي الجهة المشاركة (الراعية أو العارضة) الجهة المنظمة من أي مسؤولية عن أي أضرار أو خسائر أو إصابات أو فقدان تنشأ بسبب الإهمال أو التقصير الناتج من موظفي الجهة المشاركة أو وكلائها أو تابعيها، مع تحمل الجهة المشاركة لكافة التبعيات المالية والقانونية والمعنوية الناتجة عن ذلك.